Waarom een up to date Privacybeleid essentieel is voor jouw MKB-bedrijf

Als MKB-ondernemer komt er veel op je af. Je bent bezig met klanten, leveranciers, je team en het runnen van je bedrijf. Als je persoonsgegevens verwerkt van klanten of werknemers– en die kans is groot – dan moet je ook nog eens nadenken over privacy- en gegevensbeschermingwetgeving en of je daaraan voldoet. Als je denkt, laat dat maar even zitten, we zijn al druk genoeg, dan kan je nog wel eens van een koude kermis thuiskomen. Linksom of rechtsom kan je in dat geval in de problemen komen met de Autoriteit Persoonsgegevens, die zeer hoge boetes uitdeelt aan organisaties die de AVG schenden, met je klanten en met je medewerkers. Vervolgens kan je hiermee ook negatief in de publiciteit raken en derden ervan weerhouden jou in te schakelen. Hiermee breng je anderen maar uiteindelijk ook jezelf schade toe. Een privacybeleid is daarom onmisbaar.

Wat is een privacybeleid eigenlijk?

Een privacybeleid is een document waarin je in eerste instantie voor intern gebruik weergeeft welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je dat doet, dat je het verwerken beperkt tot wat je echt nodig hebt, hoe je die gegevens gebruikt, hoe en hoe lang je deze gegevens bewaart en hoe je ze technisch en organisatorisch beveiligt. Transparantie richting je klanten, medewerkers en partners is daarnaast ook van groot belang. Met het oog op die transparantie vertaal je het beleid daarom ook in een privacyverklaring die je publiceert op je website ten aanzien van je (potentiële) klanten en bijvoorbeeld in je personeelshandboek ten aanzien van je werknemers.

Een up to date Privacybeleid is essentieel voor jouw MKB-bedrijf.

WAAROM IS HET BELANGRIJK?

Wettelijke verplichting (AVG) De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat organisaties duidelijk moeten communiceren over hoe ze persoonsgegevens verwerken. Een privacybeleid is dé manier om hieraan te voldoen. Zonder beleid loop je risico op klachten en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vertrouwen bij klanten en zakenpartners
Klanten geven jou hun gegevens in vertrouwen. Met een helder privacybeleid laat je zien dat je zorgvuldig en professioneel met deze informatie omgaat. Dit vergroot je betrouwbaarheid.
Interne houvast voor medewerkers
Een privacybeleid is niet alleen voor de buitenwereld. Het geeft je team ook richtlijnen: hoe omgaan met klantgegevens, welke tools wel of niet gebruikt mogen worden, wie intern welke verantwoordelijkheid draagt, wie welke bevoegdheden heeft om data in te zien/ aan te passen of te verwijderen en hoe data veilig wordt bewaard en voor welke duur. Eigenaarschap en bewustwording zorgt ervoor dat jouw beleid gedragen wordt in de organisatie en verkleint de kans op datalekken of andere fouten, zoals het onnodig verzamelen van persoonsgegevens of het te lang bewaren van persoonsgegevens.
Voorkomen van reputatieschade
Een datalek of het gebruik van persoonsgegevens in strijd met de AVG kan enorme reputatieschade veroorzaken, alsmede zorgen voor boetes, procedures en schadevergoedingsverzoeken. Deze risico´s kan je minimaliseren door zelf goed na te denken over wat je precies doet, van plan bent te gaan doen in de toekomst en wat je daarvoor nodig hebt qua persoonsgegevens en dit op te nemen in een beleid, wat on going aanpassing zal behoeven naar mate je je activiteiten aanpast of softwaretools aanschaft waarmee je persoonsgegevens verwerkt op een andere wijze of voor een ander doel dan eerder bedacht. Het maken van een duidelijk beleid en het intern beleggen van verantwoordelijkheden, alsmede bijvoorbeeld op vaste frequente basis externe hulp in te schakelen via bijvoorbeeld mij als externe FG, zorg je voor structuur en een actueel up to date toepasbaar privacybeleid in je organisatie, met alles wat daarbij hoort, en wat voldoet aan de regelgeving.

HOE BEGIN IK NU EIGENLIJK MET HET OPSTELLEN VAN EEN PRIVACYBELEID?

Inventariseer: welke persoonsgegevens verzamel je en wil je mogelijk gaan verzamelen (klant, medewerker, leveranciers)?
Bepaal je doeleinden: waarom heb je deze gegevens nodig? Je mag de gegevens namelijk niet anders verwerken dan met vooraf bepaalde doeleinden en deze doeleinden kan je niet gaandeweg veranderen. Dataminimalisatie, beperk je tot wat noodzakelijk is voor je doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, is bovendien ook een belangrijk uitgangspunt in de AVG.
Bepaal je grondslagen: verwerk je de persoonsgegevens omdat je anders de overeenkomst niet kunt uitvoeren, vraag je om toestemming voor het verwerken ervan, heb je wellicht een gerechtvaardigd belang (denk aan marketing) om de persoonsgegevens te verwerken of is het een wettelijke verplichting. (denk aan belastingwetgeving)
Leg verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast: wie binnen jouw organisatie bewaakt het beleid, zorgt voor bewustwording en de naleving ervan in de organisatie en wie binnen de organisatie heeft toegang tot welke gegevens (autorisatiematrix)?
Maak het transparant: Op welke wijze en hoe lang bewaar je de gegevens, met wie deel je ze, zijn er verwerkers of subverwerkers en wat zijn de rechten van de betrokkenen? Vertaal het beleid vervolgens in een privacyverklaring op je website en deel het met je medewerkers.

CONCLUSIE

Voor een MKB-ondernemer is een privacybeleid geen overbodige luxe, maar een essentieel onderdeel van professioneel ondernemen. Het geeft vertrouwen, voorkomt risico’s en laat zien dat je serieus met gegevensbescherming omgaat.

Wil je het goed aanpakken? Begin vandaag nog met het opstellen of actualiseren van je privacybeleid. Wil je hulp hierbij, neem dan gerust contact met mij op.